Санкт-Петербургская медицинская академия последипломного образования (СПбМАПО) нуждалась в комплексной интегрированной системе управленческого учета, охватывающей все области деятельности учреждения. Планировалось, что администрация получит эффективные механизмы контроля и управления над всеми структурными подразделениями, сотрудниками и процессами, а деятельность врачей, медицинских сестер, экономистов, финансовых и складские работников будет оптимизирована.
Решение этой задачи было осуществлено при помощи внедрения разработанной компанией ВитаСофт интегрированной системы управления медицинским учреждением VS-Clinic на базе ERP компании Microsoft - Microsoft Dynamics Ax.
Задачи
СПбМАПО является крупнейшим центром последипломной подготовки медицинских специалистов на Северо-Западе РФ, а также одним из ведущих лечебно-диагностических центов России.
С момента открытия в 1885 году, которое стало возможным благодаря усилиям Великой княгини Елены Павловны, в стенах СПбМАПО осуществляют свою деятельность блистательные представители медицинской науки, среди которых можно выделить таких выдающихся деятелей медицины как Э.Э.Эйхвальд, М.И.Афанасьев, Н.В.Склифосовский и Г.Ф.Тилинг, Д.О.Отт, Н.Д.Монастырский, О.О.Мочутковский, А.К.Лимберг, Д.Л.Романовский, Н.А.Михайлов, Г.В.Хлопин и других.
Сегодня в СПбМАПО существуют три основных направления:
-
образовательная деятельность: 6 факультетов, 82 кафедры, клиническая интернатура и ординатура, циклы повышения квалификации;
-
лечебная деятельность:
-
4 клинические базы - 415 коек (~7000 больных в год)
-
12 клинических отделений
-
3 поликлинических отделения (~300000 посещений ежегодно)
-
Все виды стоматологической помощи
-
Оказание высокотехнологичной медицинской помощи до 2000 человек ежегодно, по 7 профилям;
-
-
научная деятельность: 2 Научно-исследовательских института , 6 диссертационных советов, аспирантура и докторантура, 5-летняя комплексная плановая научно-исследовательская работа.
СПбМАПО широко внедряет инновационные технологии во все направления своей деятельности, поэтому задаче информатизации всех аспектов работы уделяется особое внимание.
«Нам требовалась полностью интегрированная, комплексная информационная система, охватывающая все аспекты деятельности СПбМАПО. Система, которая позволяла бы эффективно управлять основными процессами деятельности по оказанию медицинской помощи, начиная с регистрации первичного обращения пациента и до момента его выписки, и в тоже время эффективно управлять финансами, запасами, персоналом, образовательной деятельностью и другими базовыми активами нашего учреждения» (Ректор СПбМАПО Хурцилава О.Г.)
На момент начала проекта в учреждении использовались десятки учетных систем, степень интеграции компонентов которых была весьма низка. Отдельные компоненты используемого программного обеспечения были разработаны с использованием морально устаревших технологий (операционных систем, платформ, баз данных) и не были интегрированы в единое информационное пространство. Ряд функциональных аспектов был недостаточно автоматизирован, либо вообще не имел отражения в информационной системе. Персонифицированный учет по пациентам отсутствовал. Имелись серьезные трудности в управлении финансовой и договорной деятельности.
Руководство СПбМАПО выделило основные клинические, организационные и экономические составляющие эффективности потенциальной информационной системы.
Со стороны клинических аспектов, система должна обеспечить:
-
Контроль загруженности и движения коечного фонда по площадкам, клиническим отделениям.
-
Процесс «быстрой» регистрации сведений пациента, формирования печатных форм медицинских документов в нескольких приемных отделениях.
-
Регистрацию факта госпитализации пациента на отделение (назначение лечащего врача, диагноза при поступлении)
-
Возможность ведения и использования базы знаний о лекарственных препаратах Академии.
-
Выполнение назначений режимов, диетических столов, лекарственных препаратов, консультаций врачей-специалистов, исследований, лечебных процедур.
-
Регистрацию протоколов, ведение журналов оперативных вмешательств (хирургических операций), в т.ч. в режиме предложений.
-
Разработку и использование стандартов назначений по профилям лечения, диагностике, используемой терапии в режиме предложений лечащему врачу.
-
Возможность использования многоуровневой системы предложений при назначении лекарственных препаратов: «типовые» установленные режимы дозирования; поликомпонентные назначения; состав и режимы дозирования и (или) наиболее часто используемые препараты по профилям, терапии, нозологиям;
-
Классификацию исследований, показателей «сложных» исследований относительно диагностики.
-
Возможность формирования различных форм медицинской документации, по факту выполнения назначения лечащего врача (листы назначений, выполнения назначений, обоснование медикаментозной терапии, листки в лотки, направления и журналы консультации врачей-специалистов, исследований, описание для выписных эпикризов, и т.д.)
-
Регистрацию статистической информации по пациентам с целью получения регламентированной статистической отчетной документации.
-
Настройки статистической отчетности при расширении перечня выполняемых хирургических операций, профилей лечения и т.д.
-
Возможность настройки, изменения и автоматического заполнения сведений медицинской документации с использование средств Microsoft Office (выписные эпикризы, протоколы врачебных комиссий, обходы и т.д.). Произвольного расширения состава используемых медицинских документов.
-
Осуществлять регистрацию всей необходимой информации по пациенту с момента первичного обращения и до выписки, вести его персонифицированный учет.
С организационной точки зрения система должна:
-
Максимально упростить и оптимизировать процесс ввода и анализа информации на каждом рабочем месте
-
Исключить возможность двойного ввода информации
-
Сократить затраты рабочего времени медицинского персонала при подготовке отчётной документации.
-
Обеспечить современные, эффективные механизмы анализа данных
Со стороны экономических аспектов система должна:
-
Дать возможность руководству контролировать работу учреждения, отделений и конкретных сотрудников в реальном времени.
-
Способствовать росту производительности труда врачей и медицинских сестёр
-
Планировать потребности в приобретении ТМЦ, работ, услуг, консолидации и анализу потребностей с учетом заявок на период и остатков на всех складах структурных подразделений
-
Оптимизировать расходы на медикаменты, реагенты, необходимые для проведения лабораторных исследований, и расходные материалы
-
Исключить нецелевое использование медицинских препаратов.
-
Обеспечить расширенный учет на аптечных складах по всем аналитикам хранения
-
Иметь возможности по регистрации, планированию и контролю лимитов финансирования
-
Включать в себя блоки по ведению государственных контрактов, договоров в соответствии с правилами бюджетного законодательства, а также регистрации и контролю прохождения государственных заказов
-
С помощью ключевых показателей эффективности обеспечить контроль и мотивацию подразделений и сотрудников.
С технологической точки зрения, система должна иметь хорошую производительность и масштабируемость, отличаться простотой администрирования, высокой степенью защиты конфиденциальной информации и иметь эффективные механизмы интеграции с другими информационными компонентами.
Решение
Проанализировав существующие на тот момент информационные системы, руководство СПбМАПО приняло решение о внедрении системы VS-Clinic – полного интегрированного решения для медицинских стационаров, разработанное компанией ВитаСофт на базе ERP Microsoft Dynamics AX.
«Решение VS-Clinic на сегодняшний момент является, пожалуй, единственным в России, полностью отвечающим требованиям комплексного управления в медицинских учреждениях, особенно с точки зрения бюджетного учета» - рассказывает главный бухгалтер СПбМАПО Шадуйко Е.Е..
«Компания ВитаСофт, являющаяся сертифицированным партнером компании Майкрософт и имеющая в своем штате высококлассных специалистов смогла в короткий срок решить поставленные руководством МАПО задачи, и предоставило эффективную информационную систему, отвечающую требованиям учета в таком сложном учреждении как наше.»
Преимущества
Созданная на базе современной системы управления ресурсами предприятия Microsoft Dynamics Ax, система VS-Clinic изначально имеет в своем составе модули управления запасами, управления персоналом, расчеты с поставщиками и клиентами, банковские, кассовые операции, планирование потребностей, взаимоотношения с клиентами, учет затрат и многие другие, обеспечивающие эффективное управление современным медицинским учреждением.
Помимо стандартных, в системе VS-Clinic реализованы функции, в совокупности, реализующие все составляющие аспекты эффективности (клинические, организационные и экономические), перечисленных выше в разделе задач.
«Полнота охвата бизнес процессов, эффективность управления, легкость контроля, дружественный интерфейс и скорость модификаций являются несомненным преимуществом данной системы» - считает помощник ректора по развитию Устинович С.Г.
